Cách chọn công cụ AI cho người mới bắt đầu

Chọn công cụ AI bằng cách xác định một công việc cụ thể cần hỗ trợ, rồi tìm công cụ đáp ứng yêu cầu đó. Khi các sản phẩm có vẻ giống nhau hoặc hứa hẹn làm được nhiều việc, hãy bắt đầu từ công việc thay vì danh sách sản phẩm.

Bắt đầu từ công việc bạn cần hỗ trợ

Hãy mô tả một công việc cụ thể và kết quả bạn xem là hữu ích. “Tôi muốn dùng AI” chưa đủ để định hướng lựa chọn; “Tôi muốn chuyển ghi chú cuộc họp thành bản cập nhật ngắn gọn cho nhóm” là một tiêu chí có thể kiểm tra. Cách tiếp cận này cũng được khuyến nghị trong hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu về công cụ AI của Coursiv.

Nếu cần soạn bản cập nhật dự án hằng tuần, hãy xác định người đọc, độ dài và những thông tin bắt buộc. Sau đó, đánh giá xem công cụ có tạo được bản nháp giúp giảm công sức mà vẫn giữ chính xác các chi tiết quan trọng hay không.

Ghép công việc với nhóm công cụ phù hợp

Chọn nhóm công cụ dựa trên dạng công việc cần hoàn thành. Các nhóm dưới đây chỉ mang tính tham khảo: trợ lý đa năng có thể xử lý nhiều loại việc, trong khi công cụ chuyên biệt có thể cung cấp quy trình phù hợp với một loại việc cụ thể.

Đây là những nhóm phổ biến trong tổng quan của Coursiv. Nếu chưa chắc nên chọn nhóm nào, hãy bắt đầu với nhóm gần nhất với công việc rồi kiểm tra xem công cụ có đáp ứng yêu cầu không.

Chọn trợ lý đa năng hay công cụ chuyên biệt

Trợ lý đa năng là lựa chọn thử đầu tiên phù hợp khi nhu cầu còn rộng hoặc bạn chưa rõ dạng hỗ trợ cần thiết. Công cụ chuyên biệt có thể phù hợp hơn nếu bạn đã xác định một công việc cụ thể, lặp lại và cần quy trình hoặc khả năng riêng.

Bạn có thể dùng trợ lý đa năng để soạn và chỉnh sửa email. Nếu công việc viết lặp lại vẫn đòi hỏi nhiều chỉnh sửa hoặc cần một quy trình mà trợ lý không hỗ trợ, hãy cân nhắc công cụ tập trung vào viết. Coursiv cũng gợi ý bắt đầu với trợ lý đa năng rồi xem xét lựa chọn chuyên biệt khi nhu cầu rõ ràng hơn (nguồn). Đây là một cách bắt đầu, không phải quy tắc áp dụng cho mọi người hay mọi công việc.

So sánh mức độ dễ sử dụng, công sức thiết lập, chi phí và cách xử lý dữ liệu

Khi đã xác định nhóm công cụ phù hợp, hãy so sánh những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến cách bạn sử dụng. Một công cụ dễ dùng có thể là lựa chọn tốt hơn phương án phức tạp có thêm tính năng không cần thiết. Khả năng sử dụng cũng là một yếu tố thực tế trong hướng dẫn cho người mới bắt đầu của Coursiv.

• Khả năng sử dụng: Bạn có thể mô tả công việc và hiểu kết quả mà không cần dành nhiều thời gian học cách dùng không?
• Thiết lập: Có thể bắt đầu ngay hay cần cấu hình, kết nối phần mềm khác hoặc nhờ quản trị viên hỗ trợ?
• Chi phí và giới hạn: Kiểm tra giá, tính năng của gói và giới hạn sử dụng hiện tại của nhà cung cấp. Các điều kiện này có thể thay đổi; đừng dựa vào thông tin so sánh cũ hoặc mặc định gói miễn phí sẽ đáp ứng nhu cầu.
• Cách xử lý dữ liệu: Trước khi chia sẻ thông tin công việc, hãy kiểm tra điều khoản hiện tại của nhà cung cấp và quy định của tổ chức. Xem riêng dữ liệu đầu vào có thể được dùng để huấn luyện mô hình hay không và dữ liệu được lưu giữ hoặc ghi nhật ký như thế nào.

Công cụ trò chuyện đơn giản có thể dễ thử hơn một quy trình tự động. Tuy nhiên, nếu ví dụ có thông tin khách hàng hoặc tài liệu nội bộ, hãy xác nhận rằng bạn được phép chia sẻ và cách công cụ xử lý dữ liệu đáp ứng yêu cầu. Không đưa thông tin mật, hồ sơ khách hàng, dữ liệu cá nhân, hợp đồng, mã riêng tư, mật khẩu hoặc khóa API vào công cụ nếu chưa xác nhận điều khoản của nhà cung cấp và chính sách nơi làm việc. Coursiv cũng khuyến nghị kiểm tra cách xử lý dữ liệu trước khi chia sẻ thông tin mật (nguồn).

Thử một công cụ trên công việc thực tế trước khi quyết định

Hãy thử công cụ với một công việc thực tế mà bạn được phép chia sẻ, rồi kiểm tra xem kết quả có đáp ứng nhu cầu không. Cách này cho thấy quy trình sử dụng trong thực tế, thay vì chỉ dựa vào mô tả tính năng. Hướng dẫn của Coursiv cũng khuyến nghị thử công cụ theo cách này.

Bạn có thể nhờ công cụ soạn email thường ngày hoặc tóm tắt báo cáo không chứa thông tin mật. Đánh giá độ chính xác, mức độ phù hợp với người đọc, lượng chỉnh sửa cần thiết và công sức tiết kiệm được. Tiêu chí cụ thể tùy thuộc vào công việc; không có một thang điểm phù hợp cho mọi trường hợp.

Kiểm tra kết quả trước khi sử dụng

Câu trả lời trôi chảy không đảm bảo các chi tiết chính xác. Hãy đối chiếu dữ kiện, con số, tên riêng và nhận định quan trọng với nguồn đáng tin cậy hoặc tài liệu gốc. Đầu ra AI có thể nghe hợp lý nhưng vẫn sai, nên việc kiểm tra là một phần của sử dụng có trách nhiệm (Coursiv).

Nếu AI soạn bản cập nhật dự án từ ghi chú cuộc họp, hãy kiểm tra ngày tháng, người phụ trách và tiến độ với ghi chú trước khi gửi. Bạn chịu trách nhiệm quyết định liệu kết quả cuối cùng có phù hợp để chia sẻ hoặc dùng làm căn cứ hành động hay không.

Quy trình đơn giản để chọn công cụ đầu tiên

Thực hiện các bước sau để đưa ra lựa chọn ban đầu:

1. Xác định một công việc. Nêu rõ việc cần hoàn thành và những gì một kết quả hữu ích phải có.
2. Chọn nhóm công cụ. Tìm loại công cụ phù hợp nhất với công việc.
3. Lập danh sách ngắn dựa trên mức độ phù hợp. Kiểm tra khả năng sử dụng, công sức thiết lập, chi phí và giới hạn hiện tại, cùng cách xử lý dữ liệu.
4. Thử một lựa chọn. Dùng công cụ cho một công việc đại diện, không đưa vào thông tin bạn không được phép chia sẻ.
5. Kiểm tra kết quả. Đối chiếu với yêu cầu và xác minh các chi tiết quan trọng.
6. Quyết định bước tiếp theo. Tiếp tục nếu công cụ hữu ích; nếu không, điều chỉnh cách làm hoặc thử nhóm công cụ khác.

Với ghi chú cuộc họp định kỳ, trước tiên hãy xác định bản tóm tắt cần bao gồm những gì. Thử công cụ phù hợp với ghi chú bạn được phép chia sẻ, rồi đối chiếu kết quả với tài liệu gốc trước khi sử dụng. Như vậy, bạn có căn cứ để đánh giá mức độ phù hợp với công việc.

Chỉ thêm công cụ khi xuất hiện nhu cầu cụ thể

Hãy cân nhắc công cụ khác nếu lựa chọn hiện tại liên tục không đáp ứng một công việc rõ ràng và lợi ích dự kiến xứng đáng với công sức thiết lập, thời gian làm quen, chi phí và yêu cầu kiểm tra dữ liệu. Nếu công cụ hiện tại đã đáp ứng nhu cầu, không cần thêm lựa chọn khác. Coursiv cũng khuyên chỉ bổ sung công cụ khi có nhu cầu thực tế, thay vì dùng nhiều công cụ cùng lúc (nguồn).

Người chỉ thỉnh thoảng cần hình minh họa cho bài thuyết trình có thể không cần công cụ tạo ảnh riêng. Người thường xuyên tạo hình ảnh có thể thử một lựa chọn chuyên biệt cho công việc lặp lại đó. Hãy xây dựng bộ công cụ phù hợp với công việc, thay vì tìm cách dùng càng nhiều công cụ càng tốt.

Đọc thêm trong chuyên đề AI Agent và Tự động hóa:

• Kiến thức nền tảng: AI Assistant và chatbot khác nhau thế nào?
• Chuyên sâu cùng chủ đề: Trợ lý AI và AI Agent: Khác nhau thế nào, nên dùng loại nào?
• Hướng dẫn thực hành & Mẫu Prompt: Giải mã xu hướng AI Agent trong công việc: Cơ hội tự động hóa và giới hạn
• Khám phá toàn bộ chuyên mục: Công cụ AI, AI Agent & Tự động hóa