Cách sử dụng công cụ & phần mềm AI cho người mới: Hướng dẫn ChatGPT, Claude, Gemini, Perplexity

Công cụ AI dùng trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ các công việc như soạn văn bản, tạo hình ảnh hoặc xử lý âm thanh. Để bắt đầu, hãy xác định đầu ra bạn cần rồi chọn công cụ phù hợp, chẳng hạn công cụ hỗ trợ làm bài thuyết trình, ghi chú cuộc họp hoặc tạo hình minh họa.

Điểm chính

• Công cụ AI phục vụ các công việc và đầu ra khác nhau; không phải công cụ nào cũng có thể thay thế công cụ khác.
• Chọn công cụ theo kết quả cần có và cung cấp chỉ dẫn hoặc dữ liệu đầu vào phù hợp.
• Kiểm tra kết quả trước khi sử dụng. Khi xử lý thông tin nhạy cảm, hãy tuân thủ quy định của tổ chức.

Sử dụng công cụ AI có nghĩa là gì?

Sử dụng công cụ AI là dùng một sản phẩm hoặc tính năng ứng dụng mô hình AI để hỗ trợ một công việc cụ thể. Công cụ là phần bạn tương tác; mô hình là hệ thống phía sau tạo ra hoặc hỗ trợ xử lý đầu ra.

Ví dụ, công cụ ngôn ngữ có thể hỗ trợ soạn email, còn công cụ tạo ảnh có thể tạo hình minh họa từ phần mô tả. Bạn quyết định bản nháp có phù hợp với người đọc hay hình ảnh có phục vụ đúng mục đích hay không. Công cụ hỗ trợ công việc nhưng không thay bạn chịu trách nhiệm cho toàn bộ nhiệm vụ. Tổng quan được cung cấp về các nhóm công cụ AI cũng mô tả AI như một công cụ trong quy trình làm việc, thay vì thứ thay thế mọi bước.

Các loại công cụ AI chính là gì?

Công cụ AI thường được phân nhóm theo công việc hoặc đầu ra mà chúng hỗ trợ. Các nhóm dưới đây chỉ mang tính khái quát: một sản phẩm có thể kết hợp nhiều khả năng và các nhóm có thể chồng lấn. Tổng quan được cung cấp nêu công cụ ngôn ngữ, hình ảnh, âm thanh, video, trợ lý giọng nói và năng suất làm ví dụ. Nguồn: AI Tools Explained

Không phải sản phẩm nào trong một nhóm cũng thực hiện được mọi công việc trong bảng. Khả năng tùy sản phẩm; một sản phẩm cũng có thể kết hợp nhiều loại tính năng. Bảng giúp bạn nhận diện nhóm công cụ cần tìm hiểu, không xếp hạng sản phẩm hay bảo đảm kết quả cụ thể.

Làm thế nào để chọn công cụ AI phù hợp với công việc?

Hãy xác định đầu ra cần có rồi tìm công cụ được thiết kế để xử lý loại nội dung đó. Như vậy, bạn tập trung vào công việc thay vì tên gọi tiếp thị của công cụ.

1. Xác định kết quả cần có. Bạn cần bản tóm tắt bằng văn bản, hình ảnh, bản chép lời hay bản nháp video?
2. Xác định định dạng. Công việc liên quan đến văn bản, hình ảnh, âm thanh, video hay nhiều loại kết hợp?
3. Tìm tính năng phù hợp. Công cụ ngôn ngữ hoặc năng suất có thể hỗ trợ chuyển ghi chú cuộc họp thành bản tóm tắt ngắn; công cụ hình ảnh có thể hỗ trợ tạo hình minh họa ý tưởng.
4. Cân nhắc giới hạn. Xem xét chất lượng cần đạt, mức độ dễ kiểm tra kết quả và loại thông tin bạn được phép chia sẻ.

Một sản phẩm có thể kết hợp nhiều khả năng, nên tên nhóm không đủ để xác định liệu công cụ có phù hợp với công việc cụ thể hay không. Xem Cách chọn công cụ AI để có khung so sánh chi tiết hơn.

Nên cung cấp đầu vào gì cho công cụ AI?

Cung cấp thông tin liên quan trực tiếp đến công việc và đầu ra mong muốn. Loại đầu vào tùy công cụ: yêu cầu bằng văn bản có thể phù hợp với công việc ngôn ngữ, còn công việc hình ảnh có thể cần mô tả trực quan hoặc ảnh tham khảo được tải lên.

Prompt là chỉ dẫn hoặc dữ liệu đầu vào khác bạn cung cấp cho công cụ AI. Với công việc ngôn ngữ, hãy nêu nhiệm vụ, ngữ cảnh liên quan, đối tượng đọc và định dạng đầu ra. Thay vì yêu cầu “Viết cập nhật”, bạn có thể yêu cầu một bản cập nhật dự án ngắn dành cho quản lý, liệt kê các ý cần đề cập và trình bày thành ba gạch đầu dòng.

Với công việc hình ảnh, hãy mô tả chủ thể và các đặc điểm cần chú ý, chẳng hạn bối cảnh, bố cục, màu sắc hoặc ánh sáng. Tổng quan được cung cấp nêu bố cục, màu sắc, ánh sáng và kết cấu là những chi tiết trực quan có thể đưa vào yêu cầu tạo ảnh. Nguồn: AI Tools Explained

Không phải công cụ nào cũng dùng prompt dạng văn bản; một số dùng cài đặt, nút điều khiển hoặc tệp tải lên. Hãy làm theo giao diện và chỉ cung cấp đầu vào liên quan đến công việc. Xem thêm Prompt Engineering là gì? và Cách viết prompt AI tốt hơn.

Có thể sử dụng công cụ AI trong quy trình đơn giản như thế nào?

Dùng công cụ như một bước trong quy trình: xác định công việc, cung cấp đầu vào phù hợp, xem lại đầu ra rồi quyết định cách sử dụng. Quy trình có thể chỉ gồm vài bước; bạn không cần giao toàn bộ công việc cho công cụ.

Ví dụ, để tóm tắt cuộc họp, trước tiên hãy kiểm tra xem bạn có được phép chia sẻ ghi chú với công cụ hay không. Yêu cầu bản tóm tắt ngắn và danh sách riêng các quyết định cùng việc cần làm. Sau đó, đối chiếu với ghi chú gốc, sửa lỗi và chỉnh sửa trước khi chia sẻ.

Quy trình thực tế có thể gồm:

1. Xác định công việc và kết quả chấp nhận được. Quyết định đầu ra cần có gì và cách kiểm tra.
2. Cung cấp đầu vào phù hợp. Nêu ngữ cảnh, chỉ dẫn liên quan hoặc dùng các điều khiển của công cụ nếu công cụ không dựa vào yêu cầu bằng văn bản.
3. Xem lại đầu ra. Đối chiếu kết quả với yêu cầu và, khi phù hợp, với tài liệu gốc.
4. Chỉnh sửa hoặc không sử dụng. Sửa vấn đề, chỉnh sửa kết quả hoặc loại bỏ nếu không phù hợp.

Bạn vẫn chịu trách nhiệm kiểm tra và sử dụng kết quả, dù công cụ có thể hỗ trợ một phần công việc. Xem ví dụ theo nhiệm vụ tại AI hỗ trợ ghi chú cuộc họp và AI hỗ trợ viết email.

Cần kiểm tra điều gì trước khi dựa vào đầu ra của AI?

Kiểm tra xem kết quả có đáp ứng yêu cầu, làm theo chỉ dẫn và dựa trên tài liệu nguồn liên quan hay không. Mức độ kiểm tra nên tương ứng với hậu quả có thể xảy ra nếu đầu ra sai.

Với bản nháp email, hãy xem lại giọng điệu, thông tin thực tế và người nhận. Với ghi chú cuộc họp, đối chiếu quyết định và việc cần làm với ghi chú gốc. Nếu đầu ra có thông tin thực tế, hãy kiểm tra bằng nguồn đáng tin cậy thay vì chỉ dựa vào cách diễn đạt chắc chắn.

Trong công việc chuyên môn, trao đổi có hệ quả đáng kể hoặc quyết định ảnh hưởng đến người khác, hãy duy trì vai trò đánh giá của con người. Câu trả lời trôi chảy không đồng nghĩa với chính xác. Tổng quan được cung cấp cũng xem công cụ AI là phần hỗ trợ trong quy trình, không phải lý do để giao toàn bộ công việc cho hệ thống. Nguồn: AI Tools Explained

Người mới bắt đầu nên tránh điều gì khi dùng công cụ AI?

Đừng cho rằng mọi công cụ AI hoạt động giống nhau hoặc đầu ra đầu tiên đã sẵn sàng để sử dụng. Công cụ ngôn ngữ, tạo ảnh và âm thanh xử lý đầu vào, đầu ra khác nhau, nên cách chỉ dẫn và kiểm tra cũng khác nhau.

Yêu cầu mơ hồ có thể bỏ sót chi tiết quan trọng. Nếu kết quả chưa phù hợp, hãy làm rõ nhiệm vụ hoặc bổ sung ngữ cảnh liên quan; đừng cho rằng mọi công cụ diễn giải yêu cầu theo cùng một cách. Cũng không nên giao toàn bộ quy trình cho công cụ khi bạn vẫn cần kiểm tra thông tin, đánh giá hoặc phê duyệt công việc cuối cùng.

Khi xử lý thông tin tại nơi làm việc, hãy tuân thủ quy định của tổ chức. Không nhập thông tin khách hàng, tài liệu mật, mã nguồn riêng tư, mật khẩu hoặc thông tin nhạy cảm khác vào công cụ, trừ khi công cụ được phê duyệt cho mục đích đó. Chính sách của nhà cung cấp về việc dùng dữ liệu để huấn luyện mô hình khác với chính sách lưu giữ hoặc ghi nhật ký dữ liệu; đừng cho rằng câu trả lời về vấn đề này cũng áp dụng cho vấn đề kia. Xem thêm Không nên chia sẻ gì với AI và Lưu giữ dữ liệu AI.

Nên thử công việc nào đầu tiên với công cụ AI?

Hãy chọn công việc quen thuộc, ít rủi ro và có kết quả dễ kiểm tra. Chẳng hạn, yêu cầu công cụ ngôn ngữ chuyển danh sách ghi chú không chứa thông tin mật thành dàn ý. Nêu rõ dàn ý cần bao quát điều gì, rồi đối chiếu với ghi chú và chỉnh sửa hoặc loại bỏ nếu cần.

Thử nghiệm nhỏ giúp bạn đánh giá đầu ra có hữu ích hay không mà không cần giao cho công cụ quyết định quan trọng hoặc hoàn tất toàn bộ quy trình. Hãy xác định kết quả cần có, chọn loại công cụ phù hợp, cung cấp đầu vào thích hợp và xem lại đầu ra.

Đọc thêm trong chuyên đề AI Agent và Tự động hóa:

• Kiến thức nền tảng: Quy trình tự động hóa bằng AI cho người mới
• Chuyên sâu cùng chủ đề: Retrieval-Augmented Generation (RAG) là gì?
• Hướng dẫn thực hành & Mẫu Prompt: Giải mã xu hướng AI Agent trong công việc: Cơ hội tự động hóa và giới hạn
• Khám phá toàn bộ chuyên mục: Công cụ AI, AI Agent & Tự động hóa